Con dấu doanh nghiệp tại Nhật – Bạn đã hiểu rõ 3 loại con dấu quan trọng này chưa?

Ở Nhật Bản, khi thành lập và vận hành một công ty (法人), con dấu (印鑑) có giá trị pháp lý tương đương chữ ký trong nhiều giao dịch. Doanh nghiệp thường sử dụng 3 loại con dấu chính, mỗi loại có chức năng riêng và không thể thay thế cho nhau.

1. 代表者実印 – Con dấu đại diện pháp nhân

• Đây là con dấu quan trọng nhất của doanh nghiệp, thường được gọi là 実印 (jitsuin).

Đặc điểm:

• Bắt buộc phải đăng ký tại 法務局 (Cục pháp vụ) khi thành lập công ty.
• Sau khi đăng ký, doanh nghiệp sẽ nhận được 印鑑証明書 (Giấy chứng nhận con dấu), xác nhận tính pháp lý của con dấu.
• Kích thước thông thường: 16.5mm – 18mm.
• Phải khắc đầy đủ tên công ty, không viết tắt, không trùng với doanh nghiệp khác.

Sử dụng trong:

• Đăng ký thành lập công ty.
• Ký kết hợp đồng quan trọng: vay vốn, mua bán bất động sản, giao dịch có giá trị lớn.
• Xác nhận các loại giấy tờ pháp lý.

Vì tính pháp lý cao, con dấu này phải được bảo quản cực kỳ cẩn thận. Nếu bị mất hoặc sử dụng sai mục đích, công ty có thể gặp rủi ro lớn.

2. 銀行印 – Con dấu ngân hàng

• Đây là con dấu dùng chuyên biệt cho giao dịch tài chính.

Đặc điểm:

• Không cần đăng ký tại 法務局, nhưng bắt buộc phải đăng ký tại ngân hàng khi mở tài khoản doanh nghiệp.
• Hình dáng thường giống con dấu tròn, khắc tên công ty.

Sử dụng trong:

• Mở và quản lý tài khoản ngân hàng.
• Xác nhận các giao dịch: rút tiền, chuyển khoản, thanh toán.

Nếu bị thất lạc, kẻ gian có thể lợi dụng để thực hiện giao dịch tài chính → vì vậy cần quản lý riêng biệt với con dấu đại diện pháp nhân.

3. 角印 – Con dấu vuông doanh nghiệp

• Đây là loại con dấu thường thấy nhất trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Đặc điểm:

• Có hình vuông, khắc tên công ty.
• Không cần đăng ký pháp lý.

Sử dụng trong:

• Hóa đơn (請求書), biên lai (領収書).
• Các tài liệu nội bộ, hợp đồng nhỏ, giao dịch thường ngày không yêu cầu giá trị pháp lý cao.

Tuy quan trọng trong giao dịch thương mại, nhưng không thể thay thế con dấu đại diện pháp nhân trong hợp đồng pháp lý.

🔹 Quy trình đăng ký con dấu doanh nghiệp tại Nhật

1. Tạo con dấu → có thể đặt hàng tại tiệm truyền thống hoặc online.
2. Đăng ký tại 法務局 (chỉ áp dụng với 代表者実印).
3. Sử dụng chính thức sau khi được cấp 印鑑証明書.

🔹 Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

• Bảo quản con dấu đại diện pháp nhân: đây là “chìa khóa pháp lý” của công ty.
• Phân biệt chức năng các loại con dấu: không sử dụng con dấu vuông thay cho con dấu pháp nhân trong các hợp đồng quan trọng.
• Quản lý tách biệt: tránh nhầm lẫn giữa con dấu đại diện, con dấu ngân hàng và con dấu vuông.

Tóm lại:

代表者実印 = con dấu pháp lý cao nhất, bắt buộc khi thành lập và ký hợp đồng quan trọng.

銀行印 = con dấu dành cho ngân hàng, dùng trong giao dịch tài chính.

角印 = con dấu vuông, dùng trong chứng từ thường ngày.

👉 Bạn đã từng gặp khó khăn khi làm thủ tục con dấu ở Nhật chưa?